Sunumlarım

Yayınlar

Hakkımda

Tecrübeler ile ERP seçim adımları

ERP Seçim

ERP seçimi , ERP projelerinin ilk ve belki de en önemli adımıdır. Bu adımın başlı başına bir sektör haline geldiğini söyleyebiliriz. Birçok danışmanlık firması kabiliyetlerinin arasında “ERP Seçim Danışmanlığı” ’nı saymaktadır. Konu ile ilgili (yazılı&internette) sayısız kaynak bulmanız mümkün. Bu yazıda ise farklı olarak güzel bir araştırma üzerine yaptığım yorumlar ile konuya yalın ve Türkiye şartlarına uygun bir bakış getirmeye çalışıcam. Araştırma Focus Research tarafından 2010 yılında yapılan “6 Best Practices for Selecting ERP Software” isimli bir araştırma. Bu araştırma farklı şirketlerde yer alan yöneticilerin ve danışmanların tecrübeleri ile oluşturulmuş.

 

 

Öncelikle araştırmanın orjinaline dönelim. Değerlendirmeler IT sektörüne dönük araştırmalar yapan yedi kişilik Focus Research uzmanının deneyimleri ve görüşlerine dayanarak ortaya çıkmış. Araştırmayı özetleyecek olursak ERP seçimi için 6 kritik başlık yer almaktadır;  

 

1. İhtiyaçlarınızı iyi belirleyin

2. Sistem tedarikçisinin uzmanlığının siziz ihtiyaçlarınız ile örtüştüğünden emin olun

3. Sistem tedarikçisinin eğitim ve destek kaynaklarının yeterliliğinden emin olun

4. Seçim aşamasından başlayarak ERP projenize bir değişim projesi olarak bakın

5. Seçim sırasında profesyonel yardım almaktan çekinmeyin

6. Seçim süresince kaynak ayırmaktan kaçınmayın Bu maddeleri kısaca irdelemeye çalışalım

 

 

1. İhtiyaçlarınızı iyi belirleyin:

 

Öncelikle ne istediğinizi iyi bilmelisiniz. ERP şirketleri size büyük bir bilgi birikimi ile geleceklerdir. Ancak size göre önemli olan sorunlarınız nedir, öncelikleriniz nelerdir, hangi noktalarda değişime hazırsınız? Tüm bunların bilincinde olmanız diğer bir deyişle ne isteyeceğinizi bilmeniz gerekir.

 

“ERP ile hangi iş problemlerinizi çözmek istediğinizi belirleyin. Bunun birçok departmanı etkileyen bir süreç olduğunu unutmayın”  Dana Craig (Focus Research uzmanı)

 

Kişisel notum;

 

Ne beklediğinizi, sizin için neyin önemli olduğunu bilmeden çıkılan süreç birçok risk faktörü içeriyor. Her yazılım öne çıkan özelliklerinden hangisinin sizin için daha değerli olacağı sorusu havada kalıyor. İhtiyaçlar net olmayınca yazılımların ayrılması güçleşiyor.Bazen bu süreçte firmalar aradaki ayrımı yapamadığından doğrudan maliyet odaklı hareket ediyor. Başlangıçta güvenli bir yol olarak gözükse de maliyet odaklı gitmek ciddi riskler içeriyor. Şüphesiz yazılımın maliyeti önemli bir kavram. Ancak bir yazılım maliyeti satınalma fiyatından oluşmuyor. Eğer kendinize uygun bir yazılım seçmediyseniz, seçtiğiniz yazılım süreç içerisinde en pahalı ve verimsiz yazılım olabiliyor.

 

 

 

2. Sistem tedarikçisinin uzmanlığının sizin ihtiyaçlarınız ile örtüştüğünden emin olun:

 

Seçim sürecinde sistem tedarikçilerinden talepkar olunmalı. 1. Adımda belirlediğiniz ihityaçlarınızın çözümleri ile ilgili tatminkar ip uçları elde etmelisiniz. Elbetteki tüm sorunlarınızın çözümünü birkaç saatlik (veya günlük) toplantılar ile görmeniz mümkün olmayabilir. Ancak size sunulacak tatminkar bir iş akışı,bir yol haritası ve/veya ihtiyaçlarınız ile paralellik gösteren referans ziyaretleri faydalı olabilir.

 

“Sizin endüstrinizde tecrübeli bir servis sağlayıcı bulmaya çalışın. Doğrudan endüstri tecrübesini sorgulayın. Endüstriniz çok spesifik bir endüstri ise, bu tecrübeyi daha da derinlemesine sorgulayın.” Michael Krigsman(Focus Research uzmanı)

 

Kişisel notum;

 

Yazılımların seçim süreci boyunca size göstereceği şeyler sınırlı olabilmektedir. Bu durumda sizin ihtiyaçlarınız doğrultusunda toplantıları ve süreci yönlendirmeniz gereklidir. Kritik süreçlerinizi sorgulayın. Size referans olabilecek firmaların çözümlerini sorgulayın veya yerinde inceleyin. Burada olaya mutlaka 2 boyutlu bakmak gerekli. Birincisi size önerilen yazılımın yeterliliği, ikincisi ise servis sağlayıcının tecrübe ve birikimleri.

 

 

 

3. Sistem tedarikçisinin eğitim ve destek kaynaklarının yeterliliğinden emin olun:

 

ERP seçim sürecindeki tecrübenin, sonrasında projeye ne kadar yansıyacağının sorgulanması gereklidir. Servis sağlayıcısının proje için planladığı danışmanlık kaynaklarının sorgulanması gereklidir. Benzer şekilde proje süresince ve sonrasındaki destek hizmetleri de sorgulanmalıdır.

 

“Projenizde yer alması öngörülen danışmanlardan en az 3 tanesinin sertifikalandırılmış olduğundan ve ürün ile ilgili eğitimleri tamamladığından emin olun. Firmanın tercih ettiğiniz destek sürecine (telefon, uzaktan destek) ait teknik alt yapısı ve kaynağı olduğundan emin olun.” Tom Rogers (Focus Research uzmanı)

 

Kişisel notum;

 

Servis sağlayıcılar toplantılarda tecürübeyi en üst düzeyde gösterebilecek ve sorularınıza en doğru yanıtları verecek bir kadro ile yer almayı tercih ederler. Seçim sürecinde yatırımınızı doğru kanalize edebilmek için bu yaklaşım iki taraf içinde faydalı olabilir. Ancak bu noktaya kadar elde edilen yazılım ve servis sağlayıcının yeterliliği ve ihtiyaçları karşılama düzeyidir. Bu noktada yapılan kritik hata oluşturulacak proje ekibine ve proje iş planına bakılmaksızın bu tecrübenin verimli bir şekilde projenize yansıyacağının kabulüdür. Mutlaka proje planlarını isteyin ve inceleyin. Projenizde yer alacak danışmanlık ekipleri hakkında bilgi talep edin, cv’lerini inceleyin ve projenizde yer alma süreleri ile ilgili uzlaşıya varın. Mümkünse anlaşmadan önce taahhüt edilen ekip ile tanışın ve aynı dili konuşabildiğinizden emin olun. Buradaki diğer önemli bir konu da bu kaynakların yedeklenmesidir. Servis sağlayıcınız bünyesinde kaynaklarınızın yedeklerini araştırın. Uygun gördüğünüz yazılım için sizin projenizi yürütebilecek alternatif servis sağlayıcıların olduğundan emin olun. Unutmayın ki ERP projeleri uzun solukludur ve her zaman her şey başlangıçtaki kadar yolunda gitmeyebilir.

 

 

 

4. Seçim aşamasından başlayarak ERP projenize bir değişim projesi olarak bakın:

 

“ERP projeleri teknoloji kurulumu değil, değişim yönetimi projeleridir. Yeni bir ERP projesi firma içerisindeki insanların katkı sağlaması gereken ve bilgi paylaşımını içeren projelerdir. Proje süresince kullanıcılar sadece kendi rolleri değil diğer insanların rollerini ve bu rollerin etkileşimlerini anlamak durumundadırlar.” Tim Hourigan (Focus Research uzmanı)

 

Kişisel notum;

 

İlk 3 madde de ihtiyaçlarınız ve bu ihtiyaçların servis sağlayıcılar tarafından ne kadar karşılanabildiğinden bahsettik. Ancak ERP projelerinde servis sağlayıcıların kaynakları kadar önemli bir konuda firmanızın kaynaklarıdır. ERP projeleri ile ilgili en yanlış algı bunun bir IT projesi olduğu ve IT departmanını ilgilendirdiğidir. Bu projeler tüm firmanın projesidir. Herkesin katkısı ve emeği ile şekillenir. Mevcudu bilgisayar ortamına taşımaz, bunun yerine size bir değişim süreci yaşatır. Öncelikle bu değişime hazır olduğunuzdan emin olun. Çoğu kez projelerde karşılaşılan en büyük zorlukların sebebi firmanın sürece hazır olmaması veya çalışanların bu bilince sahip olmamasıdır. Her şeyden önce kendi kaynaklarınızdan emin olmalısınız.

 

 

 

5. Seçim sırasında profesyonel yardım almaktan çekinmeyin:

 

Tüm bu süreçte iyi bir uzmana danışmak hem teknik hem de ticari anlamda fayda sağlayabilir. Buradaki tecrübelerden faydalanmak size çok yönlü bir bakış açısı getirerek süreci verimli kılabilir.

 

“En az iki farklı ERP projesinde çalışmış ve ayrıca fonsiyonel bir rolde de yer almış iç veya dış kaynaklı bir ERP seçim danışmanı bulun. Danışmanınızın masanın her iki tarafında yer almış bir kişi olması da avantaj sağlayacaktır.” Chintan Tyagi (Focus Research uzmanı)

 

Kişisel notum;

 

Firmalar ERP seçim sürecine girdiklerinde genellikle bunun tahmin ettiklerinden daha karmaşık bir süreç olduğunu fark ederler. En uygun yazılımı ve servis sağlayıcıyı seçmek çok kolay değildir. Projeler çok yönlüdür. Bahsettiğimiz ürün gözle görülebilecek somut bir ürün değildir ve göreceli olmak ile birlikte proje bütçeleri de çok küçük değildir. Tüm bu koşullar altında bir ERP Danışmanı ile çalışmak fayda sağlayabilir. Ancak yazının başında da belirttiğim gibi ERP seçimi bir sektör haline geldi ve her sektörde olduğu gibi bu sektörde de işini iyi yapan kişi yada firmaları bulmanız gerekli. Sektörde gerçekten tecrübeli ve olaylara tarafsız bakabilen ERP Danışmanları bulmak mümkün. (Benim de katkı sağladığım RevCons Danışmanlığı incelemenizi öneririm). Ancak tam tersi bir durum ile karşılaşma olasılığınız da maalesef yüksek. Bu konuyu ele aldığım "neden bağımsız bir danışman ile çalışmalıyım" yazısına bakabilirsiniz.

 

 

6. Seçim süresince kaynak ayırmaktan çekinmeyin:

 

Uzun ve yorucu bir süreç olacağına hazırlıklı olmak gerekli. Bu süreçte işi bir yada birkaç kişinin omuzlarına bırakmak yerine yönetim ve çalışanların hemen her kademesinden insanları süreç edahil edin. Gerçekten sunulan çözümleri sindirdiğinizden ve kararınızı buna göre verdiğinizden emin olmalısınız.

 

“Her bir servis sağlayıcının implementasyon yaklaşımınıve çözümlerini anlayıncaya kadar vakit harcamaktan çekinmeyin.” Tim Hourigan (Focus Research uzmanı)

 

Kişisel notum;

 

Bu kritik bir karar. Seçim sürecine katılmayan kişilere daha sonrasında sisteme dahil etmek zor olabiliyor. Seçim sürecinde yer almadıkları için projeyi sahiplenmeme ile karşılaşılabiliyor. Diğer taraftan herkesi seçim sürecine dahil etmekte etkin bir yöntem olmaktan çıkabilir. Toplantılarda katılımcı sayısının çok fazla olması, konuların dağılmasına ve toplantıların etkinliğinin kaybolmasına ve odağını yitirmesi sebebiyet verebiliyor. Seçim takvimi ile ilgili terminler sarkabiliyor ve bu da projede zaman baskısı oluşturabiliyor. Burada ideal olan yöntem şirket içi dengelere dikkat ederek optimum kaynakların ayrılmasıdır.

 

Araştırmanın orjinalini aşağıdaki linkten elde edebilirsiniz.

 

 

6-best-practices-for-selecting-erp-software

 

Serdar Aksoy Haziran 2012

 

 

Add comment

Security code
Refresh